Dans un premier temps, sachez que relancer un client est souvent considéré par le client comme un signe de professionnalisme : « Ils gèrent leur société, ils suivent leurs comptes » !!!
Le client ne prendra pas mal l’action de relancer, si celle-ci est bien faite ! En fait, il est très rare d’entamer des poursuites judiciaires pour récupérer « son argent ».
La plupart du temps, les causes d’un retard de paiement sont :
- Perte de la facture
- Oubli de la mise en paiement
- Besoin d’éclaircissement sur le contenu de la facture.
Voici le moyen pour sécuriser vos créances.
1. Dans un premier temps, il faut savoir quelles factures doivent être réglées, à quelle date précise : Le seul moyen est de tenir un échéancier appelé « Balance Âgée » qui reprend toutes vos factures avec la date d’échéance.
Le temps, c'est de l'argent, plus tôt, vous relancez, plus tôt vous serez payé.
Après avoir identifié les factures en souffrance, faire une lettre de relance par mail : simple, claire qui informe du retard de paiement et qui demande s’il y a un problème identifié avec cette facture et bien sûr la date du futur paiement (mettre la facture en pièce jointe). Si c’est le cas, le client prendra contact avec vous pour vous informer du problème. Il faudra lui apporter les éclaircissements nécessaires. S’il a perdu la facture, il vous demandera un duplicata de la facture originale .
Bien souvent certaines factures restent impayées car elles sont égarées ou nécessitent un complément d’information. La plupart des clients n’appelleront pas pour avoir les informations, par contre, dès qu’ils auront l’information, ils mettront la facture en paiement. Dans la majeure partie de cas, le montant est récupéré à cette étape
2. S’il ne répond pas et ne paye pas pour autant, lui envoyer un courrier classique ou un mail de relance en notant sur l’objet de la lettre « deuxième relance », une semaine après.
3. Toujours pas de réponse. Un appel devient nécessaire pour pointer l’ancienneté de cette facture, en lui stipulant que vous allez être obligé d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception : signe fort d’un début possible de procédure.
N’oubliez pas de joindre à chaque relance, une copie de votre facture.
A la réception de la lettre Recommandée avec Accusé de réception les clients restants payent.
Chacun son rôle
La gestion des impayés reste un exercice qui n’est pas simple. Avoir une tierce personne qui s’en occupe permet aussi de préserver la relation client. Vous êtes expert, le fournisseur, le partenaire, l’assistante est l’experte administrative qui relance et qui est garante de la trésorerie.
Les rôles sont clairement identifiés, vous gardez une meilleure relation avec votre client et vous encaissez vos règlements. La majeure partie des recouvrements ne nécessitent pas une procédure de recouvrement qui peut s’avérer coûteuse.
